Zehn Jahre lautet die Grundregel, doch nicht jedes Dokument darf danach ins Altpapier. Welche Fristen für Geschäftsbücher und Belege gelten, was unterschrieben im Original bleiben muss und unter welchen Bedingungen die rein digitale Ablage zulässig ist.
Die Grundregel: zehn Jahre gemäss Art. 958f OR
Wer in der Schweiz buchführungspflichtig ist, muss Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren aufbewahren. So verlangt es Art. 958f OR. Die Pflicht trifft Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG ebenso wie Einzelunternehmen und Personengesellschaften, sobald sie zur ordentlichen Buchführung verpflichtet sind.
Entscheidend ist der Fristbeginn: Die zehn Jahre laufen nicht ab dem Datum des einzelnen Belegs, sondern ab dem Ablauf des Geschäftsjahres. Eine Lieferantenrechnung vom Februar 2026 muss bei einem Geschäftsjahr mit Abschluss per 31. Dezember 2026 also bis Ende 2036 greifbar bleiben. Wer nach Belegdatum aussortiert, entsorgt im Zweifel zu früh.
Zu den Geschäftsbüchern zählen das Hauptbuch und die Hilfsbücher, etwa Debitoren-, Kreditoren- oder Lohnbuchhaltung. Buchungsbelege sind alle Dokumente, die eine Buchung nachvollziehbar machen: Rechnungen, Quittungen, Bank- und Kreditkartenauszüge, Spesenabrechnungen, Gutschriften sowie Verträge, soweit sie Buchungen begründen.
Was unterschrieben im Original bleiben muss
Zwei Dokumente nimmt das Gesetz von der freien Formwahl aus: Der Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Zulässig ist die Papierform mit Originalunterschriften oder ein elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur. Ein einfaches PDF des unterschriebenen Abschlusses genügt dieser Anforderung nicht, das Original gehört zusätzlich ins Archiv.
Alle übrigen Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Bedingung ist, dass sie mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Was vor der Unterzeichnung der Jahresrechnung alles geprüft sein sollte, zeigt die Checkliste zum Jahresabschluss der GmbH.
Digital archivieren: die Anforderungen der GeBüV
Wie die elektronische Aufbewahrung konkret auszusehen hat, regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Sie übersetzt den Grundsatz der ordnungsgemässen Buchführung in vier praktische Anforderungen an das Archiv:
Der oft gehörte Satz «Wir scannen alles und werfen das Papier weg» ist deshalb nur die halbe Wahrheit. Zulässig ist das erst, wenn die Ablage diese Anforderungen tatsächlich erfüllt. Ein loser Ordner mit PDF-Dateien auf dem Desktop, den jeder Mitarbeitende überschreiben kann, ist kein GeBüV-konformes Archiv. Moderne Buchhaltungssoftware mit revisionssicherem Beleg-Archiv erfüllt die Vorgaben dagegen weitgehend automatisch.
- ✓Integrität: Die Unterlagen dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Zulässig sind unveränderbare Datenträger oder veränderbare Speicher mit technischen Schutzverfahren wie Signatur und Zeitstempel.
- ✓Verfügbarkeit: Die Unterlagen müssen innert angemessener Frist vorgelegt werden können, auch nach einem Systemwechsel oder Anbieterwechsel.
- ✓Lesbarkeit: Archivierte Daten müssen während der gesamten Frist lesbar gemacht werden können, inklusive der dafür nötigen Programme oder Konvertierungen.
- ✓Organisation und Protokollierung: Zugriffe und Ablageprozesse sind zu regeln und nachvollziehbar zu dokumentieren, das Archiv ist von den laufenden Daten zu trennen.
Sonderfristen: wenn zehn Jahre nicht genügen
Bei Immobilien reicht die Standardfrist nicht. Für die Mehrwertsteuer müssen Unterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen deutlich länger verfügbar sein, in der Praxis als Grössenordnung rund 20 bis 26 Jahre. Grund sind Einlageentsteuerung und Nutzungsänderungen: Die MWST kann den Vorsteuerabzug auf einer Liegenschaft noch Jahrzehnte nach dem Bau korrigieren, und ohne Baurechnungen fehlt dann der Nachweis. Die genaue Dauer hängt vom Einzelfall ab, im Zweifel gilt: Liegenschaftsunterlagen nicht entsorgen.
Laufende Verfahren unterbrechen jede Entsorgungsplanung. Solange eine Steuerrevision, ein Rechtsstreit oder ein Betreibungsverfahren offen ist, bleiben die betroffenen Unterlagen aufbewahrt, auch wenn die zehn Jahre abgelaufen sind.
Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen sollten Sie praxisgerecht ebenfalls grosszügig behandeln. Lohnabrechnungen, AHV-Deklarationen und Arbeitsverträge können bei Rentenfragen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten noch lange nach dem Austritt eines Mitarbeitenden relevant werden. Bei Verträgen generell gilt als Faustregel: Aufbewahren bis zum Vertragsende plus Verjährungsfrist, im Regelfall also weitere zehn Jahre.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Die wichtigsten Dokumenttypen und ihre Fristen, jeweils gerechnet ab Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres beziehungsweise ab Vertragsende:
- ✓Buchhaltungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge): 10 Jahre, elektronische Ablage zulässig
- ✓Jahresrechnung und Geschäftsbericht: 10 Jahre, schriftlich und unterzeichnet im Original
- ✓Revisionsbericht: 10 Jahre, schriftlich und unterzeichnet im Original
- ✓MWST-Unterlagen: 10 Jahre; bei Immobilien als Grössenordnung 20 bis 26 Jahre
- ✓Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen: 10 Jahre, längere Aufbewahrung empfohlen
- ✓Verträge: bis Vertragsende plus Verjährungsfrist, in der Regel weitere 10 Jahre
Was bei Verstössen droht
Fehlende Unterlagen rächen sich zuerst als Beweisnotstand. Kann ein Unternehmen bei einer Steuer- oder MWST-Revision die Belege nicht vorlegen, darf die Behörde nach pflichtgemässem Ermessen einschätzen. Diese Ermessenseinschätzung fällt erfahrungsgemäss selten zugunsten des Unternehmens aus, und die Beweislast für eine tiefere Einschätzung liegt dann beim Steuerpflichtigen. In Zivilprozessen gilt dasselbe Muster: Wer eine Forderung nicht belegen kann, verliert im Streitfall das entscheidende Beweismittel.
Dazu kommen strafrechtliche Risiken. Die ordnungswidrige Führung der Geschäftsbücher ist nach Art. 325 StGB strafbar, und wer Unterlagen beiseiteschafft, um sie einem Berechtigten oder einer Behörde zu entziehen, riskiert eine Verurteilung wegen Unterdrückung von Urkunden. Im Konkursfall prüfen Gerichte die Buchführung besonders genau; lückenhafte Bücher können dort schnell persönliche Konsequenzen für die Geschäftsführung haben.
Belegablage von Anfang an richtig aufsetzen
Am wenigsten Aufwand verursacht die Aufbewahrungspflicht, wenn der Belegfluss von Beginn an digital organisiert ist: Belege beim Eintreffen scannen oder per E-Mail-Import erfassen, direkt der Buchung zuordnen und im revisionssicheren Archiv der Buchhaltungssoftware ablegen. Werkzeuge wie bexio verknüpfen Beleg und Buchung automatisch und erfüllen damit einen grossen Teil der GeBüV-Anforderungen ohne Zusatzaufwand. Wie ein solcher Belegfluss in der Praxis aussieht, zeigen wir als Treuhänder für bexio.
Ob Sie die Ablage und Buchhaltung selbst betreuen oder abgeben, ist letztlich eine Frage von Volumen und verfügbarer Zeit. Eine Entscheidungshilfe dazu bietet der Beitrag Buchhaltung selber machen oder auslagern.
Für KMU im Aargau richtet die ProSwiss Consultancy GmbH in Wohlenschwil die digitale Belegablage GeBüV-konform ein: vom Scan-Workflow über die Archivstruktur bis zur Frage, welche Ordner nach zehn Jahren wirklich ins Altpapier dürfen. Die Einrichtung ist Teil unserer Leistung Treuhand & Buchhaltung; für ein unverbindliches Erstgespräch erreichen Sie uns über das Anfrageformular.
