Die GmbH reicht ihre eigene Steuererklärung ein, getrennt von Ihrer privaten: der Weg von der genehmigten Jahresrechnung über eFiling und Beilagen bis zur definitiven Veranlagung, dazu die Stolperfallen, die zu Aufrechnungen führen.
Die GmbH ist ein eigenes Steuersubjekt
Mit dem Eintrag ins Handelsregister ist Ihre GmbH zu einer juristischen Person geworden und damit zu einem eigenen Steuersubjekt. Sie reicht ihre eigene Steuererklärung ein, getrennt von Ihrer privaten. Als Geschäftsführer füllen Sie künftig also zwei Deklarationen aus: die Formulare für juristische Personen für die Gesellschaft und wie bisher Ihre persönliche Steuererklärung. Wie der Jahresabschluss entsteht, der dieser Deklaration zugrunde liegt, lesen Sie im Ratgeber Jahresabschluss GmbH: Checkliste und Fristen; hier geht es um den Schritt danach.
Die GmbH zahlt zwei Steuern: die Gewinnsteuer auf dem Reingewinn und die Kapitalsteuer auf dem Eigenkapital. Die Gewinnsteuer erheben Bund, Kanton und Gemeinde; die direkte Bundessteuer beträgt einheitlich 8.5 Prozent des Gewinns nach Steuern, während die kantonalen und kommunalen Sätze deutlich variieren. Die Kapitalsteuer kennt nur die Ebene von Kanton und Gemeinde; einzelne Kantone rechnen die Gewinnsteuer an die Kapitalsteuer an. Wie viel Ihre GmbH effektiv zahlt, hängt darum stark vom Sitzkanton und von der Sitzgemeinde ab.
Ausgangspunkt der ganzen Deklaration ist die handelsrechtliche Jahresrechnung — Fachleute sprechen vom Massgeblichkeitsprinzip. Die Steuerverwaltung übernimmt den Gewinn, den Ihre Erfolgsrechnung ausweist, und korrigiert ihn nur dort, wo das Steuerrecht etwas anderes verlangt: Geschäftsmässig nicht begründeter Aufwand wird aufgerechnet, überhöhte Abschreibungen werden gekürzt. Was einmal genehmigt und eingereicht ist, lässt sich nachträglich kaum anpassen. Ein sauberer Abschluss ist deshalb die halbe Steuererklärung.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Der Weg von der fertigen Buchhaltung bis zur definitiven Steuerrechnung folgt bei jeder GmbH demselben Muster:
- Jahresabschluss fertigstellen: Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang inklusive Steuerrückstellung. Der ausgewiesene Gewinn ist die Basis der Deklaration.
- Jahresrechnung genehmigen lassen: Die Gesellschafterversammlung beschliesst über die Abnahme der Jahresrechnung und die Verwendung des Ergebnisses; das Protokoll gehört ins Dossier.
- Steuererklärung ausfüllen: mit den Formularen respektive dem eFiling-Portal des Sitzkantons. Deklariert werden Reingewinn und Eigenkapital sowie Angaben etwa zu Beteiligungen und Darlehen an Nahestehende.
- Beilagen zusammenstellen: Die unterzeichnete Jahresrechnung ist zwingend; je nach Kanton und Konstellation kommen Abschreibungsspiegel, Rückstellungsspiegel oder ein Beteiligungsverzeichnis dazu.
- Einreichen: innert der Frist, die auf der Steuererklärung steht, oder nach rechtzeitig beantragter Fristverlängerung.
- Veranlagung prüfen: Die Steuerverwaltung erlässt die Veranlagungsverfügung, teils mit Abweichungen von der Deklaration. Gegen die Verfügung können Sie innert 30 Tagen Einsprache erheben.
- Rechnung kontrollieren: Bis zur Veranlagung stellt der Kanton meist provisorische Rechnungen aus; nach der definitiven Veranlagung folgt die Schlussabrechnung mit Ausgleich der Differenz.
Provisorische und definitive Steuerrechnung
Die provisorische Rechnung basiert auf der letzten Veranlagung oder auf Ihrer eigenen Deklaration und kann deutlich vom endgültigen Betrag abweichen, gerade im ersten Geschäftsjahr, wenn noch keine Vorjahreswerte existieren. Je nach Kanton laufen auf Differenzen Ausgleichs- oder Verzugszinsen. Es lohnt sich deshalb, eine offensichtlich zu tiefe provisorische Rechnung anpassen zu lassen, statt auf die Schlussrechnung zu warten — und den erwarteten Steuerbetrag als Liquiditätsposten einzuplanen.
Fristen: kantonal geregelt, Verlängerung meist möglich
Eine schweizweit einheitliche Einreichungsfrist gibt es nicht: Jeder Kanton legt selbst fest, bis wann juristische Personen ihre Steuererklärung einreichen müssen. Massgebend ist die Frist, die auf Ihrer Steuererklärung oder in der Aufforderung der Steuerverwaltung steht; üblicherweise liegt sie einige Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Die Steuerperiode entspricht dabei dem Geschäftsjahr Ihrer GmbH, nicht zwingend dem Kalenderjahr.
Reicht die Zeit nicht, ist eine Fristverlängerung der Normalfall und kein Makel. Im Aargau etwa lässt sie sich online über das Portal der kantonalen Steuerverwaltung beantragen; andere Kantone handhaben es ähnlich. Entscheidend ist, dass der Antrag vor Ablauf der ordentlichen Frist gestellt wird. Beachten Sie zudem: Die Verlängerung betrifft nur die Steuererklärung. Die handelsrechtliche Pflicht, den Abschluss innert sechs Monaten zu erstellen und genehmigen zu lassen, läuft unabhängig davon weiter.
Stolperfallen: was die Steuerverwaltung aufrechnet
Die meisten Korrekturen in der Veranlagung folgen wenigen, immer gleichen Mustern. Das häufigste: privater Aufwand in der Geschäftsbuchhaltung. Ferienreisen, private Fahrzeugkosten oder Anschaffungen für den Haushalt sind geschäftsmässig nicht begründet; die Steuerverwaltung rechnet solche Positionen zum Gewinn auf. Damit steigt nicht nur die Steuerrechnung — wiederholte Auffälligkeiten führen auch dazu, dass der Rest der Deklaration kritischer geprüft wird.
Eng verwandt ist die verdeckte Gewinnausschüttung: Die GmbH erbringt dem Gesellschafter eine Leistung ohne marktübliche Gegenleistung, etwa durch laufende Privatbezüge über das Verrechnungskonto, ein unverzinstes Darlehen oder überhöhte Vergütungen an Nahestehende. Neben der Aufrechnung beim Gewinn drohen dann Verrechnungssteuerfolgen und die Besteuerung beim Empfänger. Wie Sie das Kontokorrent des Gesellschafters sauber führen, zeigt der Ratgeber Privatbezüge und Verrechnungskonto.
Zwei weitere Klassiker betreffen den Abschluss selbst. Erstens: Abschreibungen über den steuerlich zulässigen Sätzen. Anerkannt sind die publizierten Sätze der Eidgenössischen Steuerverwaltung und der Kantone; was darüber hinausgeht, wird aufgerechnet. Zweitens: die vergessene Steuerrückstellung. Die Gewinn- und Kapitalsteuern der laufenden Periode gehören als Rückstellung in die Jahresrechnung. Fehlt sie, ist der ausgewiesene Gewinn zu hoch, und die Steuerrechnung trifft die Liquidität später unvorbereitet.
Schliesslich die Verlustverrechnung, die oft ungenutzt bleibt: Verluste aus den sieben Geschäftsjahren, die der Steuerperiode vorangegangen sind, können vom steuerbaren Gewinn abgezogen werden, soweit sie noch nicht berücksichtigt wurden. Gerade nach anspruchsvollen Anfangsjahren lohnt sich der Blick auf offene Verlustvorträge. Ältere Verluste verfallen; deklarieren Sie Vorträge deshalb in jeder Steuererklärung konsequent.
Lohn, Dividende und Ihre private Steuererklärung
Getrennt heisst nicht ohne Berührungspunkte. Was die GmbH Ihnen als Lohn zahlt, ist bei der Gesellschaft Aufwand und erscheint bei Ihnen privat als Einkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit, belegt durch den Lohnausweis. Ihre Stammanteile deklarieren Sie zudem privat als Vermögen; den Steuerwert berechnet die Steuerverwaltung auf Basis der eingereichten Abschlüsse.
Bei der Dividende ist es anders: Sie stammt aus dem bereits versteuerten Gewinn der GmbH und wird bei Ihnen privat als Vermögensertrag erfasst. Die Gesellschaft liefert darauf die Verrechnungssteuer von 35 Prozent ab, die Sie sich über die korrekte private Deklaration zurückholen. Halten Sie mindestens 10 Prozent der Anteile, greift die sogenannte Teilbesteuerung: Die Dividende wird nur reduziert besteuert, wobei Umfang und Ausgestaltung je nach Kanton unterschiedlich sind. Ob Lohn oder Dividende für Sie günstiger ist, lässt sich nur im Einzelfall beurteilen — unter anderem, weil auf Dividenden keine AHV-Beiträge anfallen, auf Lohn hingegen schon.
Unterlagen: das gehört ins Dossier
Für die Steuererklärung Ihrer GmbH sollten Sie folgende Unterlagen bereitlegen:
- ✓Unterzeichnete Jahresrechnung: Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang
- ✓Protokoll der Gesellschafterversammlung mit Genehmigung der Jahresrechnung und Beschluss über die Gewinnverwendung
- ✓Abschreibungs- und Anlagespiegel mit den verwendeten Sätzen
- ✓Aufstellung der Rückstellungen und Wertberichtigungen
- ✓Saldo und Verzinsung des Verrechnungskontos sowie Verträge zu Darlehen an Gesellschafter oder Nahestehende
- ✓Verzeichnis allfälliger Beteiligungen an anderen Gesellschaften
- ✓Veranlagungen der Vorjahre inklusive noch nicht verrechneter Verlustvorträge
- ✓Zugangsdaten für das eFiling-Portal des Sitzkantons
Steuererklärung Ihrer GmbH im Aargau erledigen lassen
ProSwiss Consultancy GmbH übernimmt für KMU im Aargau und in der Deutschschweiz den ganzen Weg von der Abschlussbuchung bis zur geprüften Veranlagung; die Details finden Sie unter Steuererklärung vom Treuhänder und Jahresabschluss & Rechnungslegung. Panco Andonov hat als Unternehmer in Handwerk und Transport die Deklarationen der eigenen Firmen selbst verantwortet und kennt die Rückfragen der Steuerverwaltung aus der Praxis. Wenn Sie Abschluss und Steuererklärung in einem Zug erledigt haben wollen, stellen Sie eine unverbindliche Anfrage.
